Syndic bénévole, une solution économique

Syndic bénévole, une solution économique

Difficile de trouver un syndic professionnel qui prenne en charge une petite copropriété. Faire appel à un volontaire choisi parmi les copropriétaires peut être une solution. Avec des économies à la clé.

Pour mettre en place un syndic bénévole, il faut que les copropriétaires aient envie d'assumer ces responsabilités et qu'ils en aient les capacités.

Il est également recommandé de s'appuyer sur une structure telle que l'Association des responsables de copropriété (ARC) ou l'Union Nationale de la Propriété immobilière (UNPI), pour recevoir de l'aide en cas de besoin.

Gérer le quotidien d'une copropriété

L'une des missions du syndic consiste à résoudre tous les problèmes de la vie quotidienne.

Et les éventuels recrutements ou licenciements du personnel pour le nettoyage, qui font choisir à certains - même si le coût est plus élevé - un prestataire de services.

Payer les fournisseurs

Le syndic bénévole doit payer les différents fournisseurs et tenir la comptabilité, une charge qu'il faut accomplir régulièrement.

D'autant que le décret du 14 mars 2005 impose au syndic d'établir une comptabilité en partie double - avec cependant une dérogation pour les copropriétés de moins de dix lots avec moins de 15 000 € de budget.

Préparer l'assemblée générale des copropriétaires

Le travail le plus important du syndic bénévole est la préparation de l'assemblée générale (AG). Temps fort de l'année, celle-ci s'inscrit dans un formalisme strict.

Une fois que les copropriétaires se sont accordés sur une date, la convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception dans les délais (vingt et un jours avant au minimum).

A noter : la loi Alur du 24 mars 2014 autorise l’envoi de la convocation par courrier électronique, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires.

Les document accompagnant la convocation

La convocation doit être accompagnée des documents requis :

  • situation financière et trésorerie en fin d'exercice ;
  • état des dettes et créances ;
  • détail des charges et produits pour opérations courantes (sur budget), par poste (électricité, eau…) et par nature de charges (générales, bâtiment, escalier…) ainsi que des charges et produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles (hors budget) ;
  • état d'avancement des travaux ;
  • propositions de résolution ;
  • budget prévisionnel.

S'assurer du règlement des charges par les copropriétaires

Dans le courant de l'année, la liste des tâches est rythmée par les appels trimestriels de charges. Côté recettes, le syndic bénévole doit faire parvenir aux copropriétaires les appels trimestriels de charges et s'assurer de leur règlement.

Côté dépenses, il doit payer les factures : contrats d'entretien (chauffage collectif, électricité, eau, ascenseur, extincteurs, désinsectisation, porte automatique de parking, etc.), assurances, factures pour le ménage, la sortie des conteneurs à ordures, etc.

Il doit faire intervenir des entreprises pour l'accomplissement des travaux votés lors de l'AG.

En cas de vente

Réunir les documents demandés par le notaire en cas de vente d'un lot est l'une des tâches importantes demandées au syndic bénévole.

Ce sont les diagnostics concernant les parties communes (plomb, amiante), les états financiers (du vendeur par rapport au syndicat et du syndicat par rapport au vendeur) et une copie du carnet d'entretien de l'immeuble

La loi Alur a notamment ajouté une fiche synthétique comportant les données financières et techniques essentielles de l’immeuble (à partir de fin 2016 pour les immeubles de plus de 200 lots, fin 2017 pour les immeubles de plus de 50 lots et fin 2018 pour les autres).

Syndic bénévole : les clés de la réussite

Quatre facteurs facilitent la réussite de la gestion par un non-professionnel d'une copropriété :

  • un faible nombre de lots ;
  • une bonne entente entre les différents copropriétaires, qui peut déboucher sur une fonction de syndic tournante ;
  • l'adhésion à une association de copropriétaires (assistance juridique, comptable, gestion du personnel, technique, achat produits…) ;
  • une majorité de copropriétaires occupants.

Qui contacter ?

Association des responsables de copropriété (ARC)
29 rue Joseph Python - 75020 Paris
Tél. : 01 40 30 12 82
Site Internet : www.unarc.asso.fr

Union Nationale de la Propriété immobilière (UNPI)
11, quai Anatole France - 75007 Paris
Tél. : 01 44 11 32 42
Site Internet : www.unpi.fr