Quote-part des charges locatives : le syndic est-il tenu de les transmettre au corpropriétaire ?

Mon épouse et moi sommes propriétaire, en copropriété, d'un logement (T3) depuis 14 mois. C'est appartement est loué en direct en ayant conservé les conditions du bail d'origine. En ce qui concerne les charges de copropriété, est-ce que le syndic est tenu, si on le lui demande, de nous transmettre la quote-part des charges locatives, pour régularisation avec notre locataire ?

Réponse de l'expert

La justification des charges d’un appartement en copropriété loué intervient à deux niveaux :

1) A l’encontre du copropriétaire :

Le syndic a l’obligation de mettre à la disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges de copropriété pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci (article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965). Il doit donc permettre la consultation des documents par les copropriétaires au moins un jour ouvré. Les pièces justificatives de charges sont notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges.
Il appartient à l’assemblée générale de définir les modalités de cette mise à disposition mais il n’entre pas dans les obligations du syndic de les porter à la connaissance des copropriétaires qui en feraient la demande (Cour d’appel de Paris, 10 mai 2000).
En revanche, si l’assemblée ne les a pas fixées, le syndic est obligé de communiquer aux copropriétaires les documents comptables, au moins un jour ouvré, situé au cours de la période de consultation (cour d’appel de Paris, 21 février 1997). Les copropriétaires peuvent, malgré l’opposition du syndic, se faire assister par un expert-comptable pour que la communication soit plus efficace, dès lors que ce spécialiste est rémunéré par leurs soins (Cour d’appel de Pau, 16 novembre 1994).

Si le syndic refuse de laisser consulter les justificatifs de charges dans les conditions prévues par la loi, il convient de le mettre en demeure d’y procéder par lettre recommandée avec accusé de réception. Le conseil syndical qui a pour rôle notamment de contrôler la gestion du syndic peut intervenir auprès du mandataire (article 26 alinéa 1er du décret du 17 mars 1967). A défaut de solution amiable à ce litige, une procédure en injonction de faire pourra être engagée auprès du tribunal d’instance.

2) A l’encontre du locataire :

La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 régit la location de locaux non meublés à usage d’habitation principale ou à usage mixte professionnel et d’habitation principale ainsi que les locaux loués accessoirement au local principal.
L’article 23 de ce texte précise que les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle. Il s’agit donc d’une estimation et non d’une évaluation forfaitaire.
A ce titre, le propriétaire bailleur doit être en mesure d’établir la réalité de toute dépense dont il demande au locataire la récupération au moyen de pièces justificatives.
Si les provisions versées sont insuffisantes par rapport aux dépenses engagées par le propriétaire pour le paiement des charges récupérables, celui-ci peut réclamer au locataire un complément.
A l’inverse dans l’hypothèse d’un trop perçu, le locataire a la faculté d’en solliciter le remboursement.
Un mois avant cette régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que le mode de répartition entre locataires dans les immeubles collectifs. A compter de cet envoi et pendant un mois, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire. En effet, l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que ces justificatifs sont quérables et non portables. Le bailleur n’a donc pas à les envoyer au locataire.
Le décret du 26 août 1987 liste les charges récupérables sur le locataire. Ce texte est d’ordre public. Ainsi, une récupération de charge non prévue par ce texte n’est juridiquement pas admise.

La loi fait peser l’obligation de justifier des charges locatives sur le bailleur exclusivement.

En revanche, il n’existe aucune disposition législative ou réglementaire imposant au syndic de la copropriété dans lequel est situé le logement donné en location de transmettre au copropriétaire-bailleur le décompte des charges récupérables sur son locataire.

Le copropriétaire-bailleur pourra, néanmoins, adresser une demande en ce sens au syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception. Toutefois, le refus du syndic ne pourra faire l’objet d’aucun recours.