Copropriété : limiter les charges d'entretien

Copropriété : limiter les charges d'entretien

Réduire les charges de copropriété, en augmentation constante, demande une bonne dose d’énergie. Réexaminer régulièrement tous les contrats permet de maîtriser les hausses, ou en tout cas d’améliorer le service rendu.

De multiples prestataires

Chauffagiste, jardinier, ascensoriste… Une copropriété s’entoure de plusieurs prestataires pour entretenir les équipements communs.

Signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, leurs contrats s’exécutent et se renouvellent dans la majorité des cas par tacite reconduction, chaque année avec une légère augmentation.

Ils constituent un élément récurrent des charges d’une copropriété. Il est important de s’en préoccuper avant que les tarifs ne s’envolent", conseille Christine Dobrohodov, juriste.

Mettre en concurrence

Quand on contrôle ces contrats, les prestations promises et celles réellement effectuées, le prix initial et le coût actuel, il faut s’attendre à des surprises : augmentations erratiques, prestations facturées hors contrat…

Les postes les plus lourds nécessitent une attention particulière : en 2013, le chauffage et l'eau chaude ont représenté en moyenne 34 % des charges d’un immeuble, l'entretien 22,8 % et les frais de gardiennage 18,5 %, selon l'Association des responsables de copropriété (ARC).

Renégocier les contrats

Pour maintenir un niveau de prix acceptable et une qualité de prestation correcte, "il faut renégocier systématiquement les contrats passés avec les prestataires et les mettre en concurrence", préconise Yves Mosse, ancien délégué général de l’Union nationale de la propriété immobilière.

Si, dans la majorité des cas, l’engagement se renouvelle annuellement, la remise en concurrence des contrats pluriannuels (chauffage, entretien de l’ascenseur) est plus difficile.

Rien n’empêche de renégocier en cours de contrat et de faire insérer une nouvelle clause", précise Christine Dobrohodov.

Maîtriser le coût du chauffage

Ainsi, vous maîtriserez mieux le poste chauffage en insérant dans le contrat une clause basée sur les "degrés jours unifiés" (DJU), une unité de mesure quantifiant la température hivernale au quotidien.

Objectif : adapter la consommation énergétique à l’évolution des DJU et éviter ainsi de surchauffer.

Améliorer la qualité des prestations

Renégociation ou mise en concurrence ne signifient pas changement de prestataire ou baisse du prix. La qualité des prestations est, elle aussi, importante.

Véronique, syndic bénévole dans une petite copropriété, s’est intéressée au contrat d’assurance. Jugeant trop peu élevées les garanties du contrat, elle lance un appel d’offres.

Finalement, nous avons signé avec le même assureur, raconte-t-elle, car ce dernier, tout en maintenant son tarif, a diminué les franchises applicables et augmenté les plafonds de garantie."

Connaître ses besoins

Avant de lancer votre appel d’offres, dressez la liste de vos besoins et précisez vos objectifs.

Comparez notamment les garanties offertes et la nature des prestations, les conditions de résiliation, le prix ou les pénalités en cas de manquement ou d’absence de résultat. Veillez à la durée du contrat : un an est une bonne durée pour l’entretien, deux ans pour les assurances", recommande Yves Mosse.

Définir un cahier des charges

La rédaction du cahier des charges nécessite de la rigueur. Par exemple, pour le contrat d’entretien des parties communes, définissez précisément les tâches à accomplir, la périodicité et les horaires d’intervention, le nombre de salariés afin d’arriver à un résultat satisfaisant.

N’oubliez pas les moyens de contrôle, comme l’émargement chez le gardien.

Préparer les appels d'offres

"N’attendez pas le dernier moment pour lancer les appels d’offres", met en garde Christine Dobrohodov. Quatre à cinq mois avant l’assemblée générale, établissez votre cahier des charges et prenez contact avec plusieurs entreprises en leur demandant de vous soumettre un devis basé sur ce document.

Ce sont ces propositions que vous transmettrez ensuite à l’assemblée générale des copropriétaires.

Rationaliser les prestations

N’hésitez pas à revoir les contraintes imposées aux prestataires et, notamment si votre objectif est financier, éventuellement à supprimer des prestations pour réduire la facture.

En renégociant le contrat avec l’entreprise qui entretenait les jardins, notre facture a diminué de 20 %, tout en respectant l’environnement ! Désormais, l’herbe provenant des espaces verts n’est pas ramassée, elle se décompose, s’incorpore à la terre et permet une meilleure fertilisation du sol. Même chose pour les feuilles mortes, dont le ramassage ne s’impose pas dans certains espaces", se félicite Jean-Christophe, qui a suivi ce dossier pour une copropriété d’une centaine de logements en banlieue parisienne.

Enfin, un contrôle de la bonne exécution du contrat s’impose. Si cette tâche revient au syndic, chaque copropriétaire reste cependant concerné.

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