Provisions de charges : comment sont-elles régularisées ?

Nous sommes locataires et notre propriétaire a confié la gérance de son immeuble à une agence immobilière. Chaque mois, celle-ci, nous facture des provisions de charges pour l'entretien de la chaudière. Or, ces prestations n'ons pas été effectuées régulièrement. En effet, depuis notre entrée dans l'immeuble soit le 27 juillet 2007, l'entretien a été fait le 13/01/2009, le 21/04/10 à savoir : - contrat entretien du 01/05/2006 au 30/04/2007 - intervention du 12/04/2007 - contrat entretien du 01/05/2007 au 30/04/2008 - intervention du 13/01/2009 - contrat entretien du 01/05/2008 au 30/04/2009 - pas d'intervention - contrat entretien du 01/05/2009 au 30/04/2010 : modifié comme suit : du 01/02/2009 au 31/01/2010 - intervention du 21/04/2010. De ce fait, nous avons délibérement retenu sur notre loyer de novembre 2011 la somme de 133,00 € correspondant aux charges que nous avons payé à tort pour le contrat 2009-2010, car au total nous avons réglé depuis notre arrivée, la somme de 448.75 € et les factures d'entretien s'élèvent à 255.31 €. Notre question : est-ce que nous avons eu raison de retenir cette somme ? Comment résoudre cette affaire car l'agence nous réclame depuis le montant imputé malgré les courriers que nous lui avons transmis. Aussi, notre loyer doit être réglé avant le 5 de chaque mois. Or, à la signature du bail nous avons demandé s'il était possible de payer au plus tard le 15 car nos salaires nous sont versés le 10. Nous avons eu un accord verbal. Cependant, nous venons de recevoir de la part de l'agence une lettre de rappel. Au vu des élements que je viens de vous énoncer, nous souhaitons avoir l'avis d'un expert pour éviter que cete situation nous soit préjudiciable.

Réponse de l'expert

Les baux non meublés sont régis par la loi n°89-462 du 6 juillet 1989. En son article 23, cette loi met à la charge des locataires certaines sommes, appelées charges, accessoirement au loyer principal. Celles-ci sont en fait récupérées par le bailleur sur le locataire, sur justification, en contrepartie :

-         des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ;
-         des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée ;
-         des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement (taxe d’enlèvement des ordures ménagères).

La liste des charges est fixée par le décret 87-713 du 26 août 1987. Cette liste est exhaustive  (réponse ministérielle n° 16593 : JOAN Q du 14 septembre 1998, p. 5112 ; arrêt de la cour de cassation du 10 mars 1999, n° 97-10499) : le propriétaire ne saurait réclamer au locataire des sommes en dehors de la liste fixée au présent décret. Cependant, l’entretien des chaudières y est inscrit. En vertu des décrets nos 2009-648 et 2009-649 du 9 juin 2009, publiés au journal officiel du 11 juin 2009, les chaudières dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kW doivent faire l'objet d'un entretien annuel réalisé par un professionnel qualifié.

Cette obligation pèse désormais sur tous les occupants (propriétaires comme locataires) d'un local comprenant une chaudière individuelle. Pour les chaudières collectives, elle pèse sur le propriétaire ou le syndicat des copropriétaires, qu’il peuvent donc récupérer sur les occupants. Quant aux chaudières d'une puissance nominale supérieure à 400 kW, elles doivent faire l'objet d'un contrôle périodique (au moins tous les 2 ans) de leur efficacité énergétique et d'une mesure de leurs émissions polluantes par un organisme accrédité.
 
Dès lors, les charges peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle, définie à l’article 23 précité.

A l’occasion, le bailleur doit communiquer au locataire le décompte des charges en distinguant chaque poste, différenciant ainsi les charges selon leur nature. Dans les immeubles collectifs, il doit préciser le mode de répartition des charges entre les différents occupants. Puis, il doit tenir à la disposition des locataires les pièces justificatives de ces charges (arrêt de la cour de cassation du 30 juin 2004, n° 03-11098). Ne sauraient suffire les feuilles de ventilation établies par les agences immobilières, ni même le livre de compte de l’administrateur de biens (arrêt de la cour de cassation du 22 mars 2005, n° 04-11728).

Le locataire peut obtenir des photocopies de ces pièces, dès lors qu’il en fait la demande, pour autant qu’il en supporte la charge (réponse ministérielle n° 19403 du 10 octobre 1995, publiée au JOAN Q du 9 janvier 1995, p. 213).

Ces provisions peuvent, en conséquence, d’une année sur l’autre, être adaptées au montant total des dépenses effectives constatées l’année précédente.

De cette régularisation découle une obligation, pour le bailleur, de restituer le trop perçu de charge encaissé dans l’année et, pour le locataire, de régler le surplus de charges dépensées non encore acquittées.

Pour autant, le locataire ne saurait, sur ce fondement, retenir le paiement partiel ou total de son loyer et de ses charges. En effet, un tel geste est assimilable à une inexécution de ses propres obligations, sanctionnée par une éventuelle résolution judiciaire du bail.

L’action en paiement des charges, que peut intenter le bailleur à l’encontre de son locataire défaillant, peut être engagée pendant cinq années (article 2277 du code civil, modifié par la loi n° 2005-32 du 18 janvier 2005 ; arrêt de la cour de cassation du 12 avril 2002). De même, le locataire peut exiger la régularisation de ses charges et le remboursement des charges qui auraient été versées en surplus pendant ce même délai de 5 ans (article 2277 du code civil, la loi du 18 janvier 2005, précitée ayant aligné cette prescription sur celle de l’action en paiement, en mettant fin à la jurisprudence qui avait reconnu une prescription de trente ans en la matière : arrêt de la cour de cassation du 12 avril 2002).

Si un litige subsiste entre le bailleur et le preneur quant à savoir auquel incombe telle ou telle charge ou réparation, la commission départementale de conciliation, qui siège auprès de la Préfecture,  peut être saisie (article 20 de la loi du 6 juillet 1989).

Elle est saisie des demandes par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à son secrétariat. La demande doit indiquer les nom, qualité et adresse des parties, ainsi que l’objet du litige ou de la difficulté.

Le secrétariat invite alors les parties à se présenter à la séance au cours de laquelle l’affaire sera examinée, par lettre adressée au moins 15 jours avant la date retenue.

Les parties doivent se présenter en personne. Toutefois, en cas de motif légitime, elles peuvent se faire représenter par une personne dûment mandatée à cet effet. Elles peuvent se faire assister d’une personne de leur choix à l’exclusion des membres de la commission (article 8 du décret n° 2001-653 du 19 juillet 2001).

La commission entend les parties, s’efforce de les concilier et rend un avis dans le délai maximum de deux mois à compter de la réception par le secrétariat de la lettre de saisine.

En cas de conciliation totale ou partielle, l’avis constate la conciliation dont les termes font l’objet d’un document de conciliation signé par le président de la séance, cosigné par un membre présent à la séance et représentant le collège, qui n’assure pas la présidence, ainsi que par les parties.

En cas de conciliation partielle ou à défaut de conciliation, cet avis comporte l’exposé du litige et des points de désaccord subsistant. Il fait apparaître les points essentiels de la position des parties ainsi que, le cas échéant, celle de la commission. Il ne s’agit pas d’une obligation mais d’une faculté (article 8 alinéa 4 du décret du 19 juillet 2001).

L’avis est adressé à chacune des parties.

Il peut toujours être discuté devant le tribunal d’instance. Devant cette juridiction, l’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire.