Nouveau : la lettre recommandée par e-mail

Nouveau : la lettre recommandée par e-mail

Pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat, il est désormais possible d’envoyer une lettre recommandée par courrier électronique. Le décret du 2 février 2011 précise la marche à suivre.

Actuellement, l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique n’est autorisé que dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat. Le prestataire chargé de l'acheminement de la lettre peut être un opérateur de communications électroniques, un fournisseur de services de messagerie électronique… La liste des prestataires n’est pas encore connue.

Les démarches de l’expéditeur

Lors du dépôt d'une lettre recommandée électronique, l'expéditeur indique :

  • son nom et son prénom ou sa raison sociale ainsi que son adresse de courrier électronique et son adresse postale ;
  • le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse postale ou de courrier électronique ;
  • le statut professionnel ou non du destinataire et, si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable à recevoir une lettre recommandée électronique ;
  • le choix d'une lettre recommandée avec ou sans avis de réception ;
  • le choix d'une lettre recommandée électronique dont le contenu est imprimé sur papier ou non ;
  • le choix du niveau de garantie contre les risques de perte, vol ou détérioration.

L’opérateur chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique renvoie par courrier électronique à l'expéditeur une preuve de son dépôt. L’opérateur doit conserver pendant un an le document original électronique et son empreinte informatique. L'expéditeur peut en obtenir une copie pendant un délai d'un an.

L’accord du destinataire indispensable

L’opérateur informe ensuite le destinataire, par courrier électronique, qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser. Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique.

Si le destinataire accepte de recevoir la lettre, l’opérateur chargé de son acheminement l’envoie à l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur. Cet opérateur doit conserver pendant un an à compter de la date de son envoi une preuve de cet envoi. L'expéditeur peut en obtenir une copie pendant un délai d'un an.

Les options d’envoi

Si l'expéditeur a choisi l'option avec avis de réception, l’opérateur lui adresse un courrier électronique reprenant les informations relatives à l’envoi de la lettre.

Dans le cas où l'expéditeur ou le destinataire ont demandé la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, l’opérateur procède à l'impression sur papier et à sa mise sous enveloppe. Sa distribution est assurée par un prestataire de services postaux. Au moment de la remise à son destinataire, le prestataire de services postaux consigne les informations relatives à la preuve de distribution.

En cas d'absence du destinataire, le prestataire chargé de la distribution informe le destinataire de la mise en instance de la lettre recommandée pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de la présentation, ainsi que du lieu où cette lettre recommandée peut être retirée.