Légalisation de documents : quelles formalités ?

Légalisation de documents : quelles formalités ?

Qu’il soit émis par une autorité administrative ou signé entre deux particuliers, un document peut avoir besoin d’afficher son caractère authentique. C’est la fonction remplie par la légalisation d’un document ou la certification d’une signature.

Les objectifs poursuivis pour la légalisation d'un document

"La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l’authenticité de la signature, la qualité du signataire de l’acte et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu", peut-on lire sur un des documents officiels consacrés à cette question.

Elle donne lieu à l’apposition d’un cachet sur le document, qui constate que "le présent acte public a été établi dans les formes prévues par la loi française".

Deux cas peuvent se présenter, selon Me Alice Meier-Bourdeau, notaire à Paris. Il peut s’agir de certifier que la personne qui a établi le document était bien habilitée à le faire et que ce  document a bien été émis par l’autorité compétente.

Exemple : un extrait d’état civil établi en Chine par un notaire. La légalisation est destinée à établir qu’il a bien valeur de preuve d’état civil et que l’on procède ainsi dans ce pays.

L’organisme qui certifie s’engage donc sur la validité du document. Dans l’autre cas, ce n’est pas le contenu qui est certifié mais la qualité de la personne qui l’a établi : c’est la certification d’une signature. Le document que l’on vous présente a bien été signé par la personne dont le paraphe apparaît.

Exemple : un extrait de casier judiciaire ne peut être demandé que par la personne concernée. La certification de la demande prouve que c’est bien celui qui a signé le document qui est le demandeur.

Deux façons de procéder pour la légalisation d'un document

Les documents soumis à la légalisation peuvent être :

- les actes publics, notamment les actes d’état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs ;

- les actes sous seing privé, notamment attestations sur l’honneur, reconnaissances de dette, contrats, factures, lettres de recommandation,

certificats d’hébergement.

Lorsqu’il s’agit d’un acte public, la légalisation est attestée par un sceau. Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l’officier public ou de ­l’administration dont ils ­émanent et la ­signature manuscrite de ­l’autorité ­administrative qui les a établis, suivie de ses nom et qualité. Les actes sous seing privé ne sont certifiés qu’en présence du signataire.

Exceptions : les certifications d’actes sous seing privé à caractère commercial ou industriel peuvent être faites à la chambre de commerce et d’industrie (CCI) ; celles d’actes médicaux, au conseil national de l’ordre des médecins, à Paris.

Les formalités pour la légalisation d'un document

En France, c’est le ministère des Affaires étrangères et européennes qui procède à la légalisation des actes publics.

- Légalisation au ministère des Affaires étrangères et européennes (57 boulevard des Invalides, 75007 Paris).

ll faut se présenter du lundi au vendredi (sauf jours fériés) de 8 h 30 à 13 h 15. Un délai minimal de 48 heures est demandé pour tout dossier remis au guichet et comportant plus de quinze pièces.

Ceux qui en comportent moins peuvent être récupérés immédiatement.

- Légalisation par correspondance. Le dossier doit être envoyé à l’adresse suivante : Ministère des Affaires étrangères et européennes, bureau des légalisations, 57 boulevard des Invalides, 75007 Paris.

Il faut joindre aux documents à légaliser :

  • une enveloppe timbrée à vos nomet adresse pour le retour du dossier ;
  • le règlement, à effectuer exclusivement par chèque compensable en France et libellé à l’ordre du Trésor public ;
  • un courrier détaillant la demande, précisant le pays de destination du dossier et la nationalité des personnes (avec justificatif si les documents ne l’indiquent pas).

Le délai de traitement est de 48 heures au minimum (hors acheminement postal).

- Certification d’une signature. Les signataires se présenteront à la mairie du domicile ou chez un notaire. Sera apposée la mention : "Vu pour la certification matérielle de la signature de Monsieur …"

- Le cas particulier des documents émis par une autorité étrangère. Il est possible de s’adresser à l’ambassade de France du pays dans lequel l’acte a été fait ou, en France, à l’ambassade ou au consulat du pays qui a émis l’acte.

Les tarifs de la légalisation d'un document

Qu’elle soit effectuée au ministère ou par courrier, la légalisation entraîne la perception d’un droit. Le tarif dépend de la nationalité des personnes directement concernées par le document et non du pays de destination.

Un tarif de réciprocité s’applique dans certains cas. Pour les personnes de nationalité française et les ressortissants étrangers non soumis au tarif de réciprocité, le tarif est de 2 € par document (et non par page), quelle que soit la nature du document.

Il existe une exception pour les actes d’état civil (naissance, mariage, reconnaissance d’enfant, décès), pour lesquels le tarif est de 1 €. La certification d’une signature est un acte gratuit.

Le cas particulier des traductions

Si les autorités étrangères exigent la légalisation (par le ministère des Affaires étrangères et européennes) des traductions, celles-ci doivent être effectuées par un traducteur expert près une cour d’appel ou un traducteur expert agréé par la Cour de cassation (les listes de traducteurs sont affichées dans les mairies, les tribunaux, les cours d’appel et les commissariats de police).

Le traducteur doit apposer, à la fois sur les originaux en français et leurs traductions, son cachet, sa signature et le numéro d’enregistrement de la traduction (un numéro différent par document).

En outre, les photocopies d’une traduction ne peuvent être certifiées conformes à l’original que par le traducteur lui-même. Certains consulats étrangers authentifient directement les traductions sans exiger qu’elles soient légalisées par le ministère.

Il faut s’en assurer auprès des consulats concernés. Des actes d’état civil plurilingues peuvent être demandés aux mairies, ce qui évite de les faire traduire. Pour les pays ne faisant pas partie de l’Union européenne, il faut vérifier que les autorités destinataires les acceptent.