Petits patrons : le coût des erreurs les plus fréquentes

Petits patrons : le coût des erreurs les plus fréquentes
Le chef d’entreprise ne doit pas négliger l’équipement sécurité des salariés. - © fotoinfot

Malgré l’allègement de quelques obligations sociales, les micro-entreprises sont soumises à la même réglementation que l’ensemble des entreprises. Un faux pas peut leur coûter très cher. Ce qu’il faut savoir éviter pour garder le cap.

SOCIAL

Payer ses cotisations
 Urssaf en retard

Les cotisations sociales doivent être déclarées et réglées à l’Urssaf chaque mois (ou chaque trimestre). Si vous payez avec retard, l’Urssaf pratiquera une majoration initiale de 5 % sur le montant de la somme due et une majoration complémentaire de 0,2 % par mois de retard.

« Si, en raison
 de problèmes de trésorerie, vous êtes dans l’incapacité de payer vos charges à temps, il faut immédiatement demander un échéancier de paiement à l’organisme et parler du sort des majorations, conseille Aline Godenne, directrice sociale à In Extenso. Bien souvent, il consentira à annuler la majoration de 5 %. »

Bénéficier d’exonérations sociales indues


Une erreur sur les exonérations sociales est vite arrivée. Cas le plus courant, l’allègement sur les bas salaires (inférieurs à 1,6 Smic), dit « allègement Fillon ». « Les erreurs de calcul peuvent être dues à un mauvais paramétrage des logiciels de paie ou à une compréhension erronée de l’allègement lui-même, car la formule de calcul est complexe et doit s’adapter en fonction des départs et des arrivées des salariés en cours d’année », signale Aline Godenne.

La sanction consiste à restituer l’équivalent des sommes perçues à l’Urssaf, assorties des indemnités de retard.

Ne pas déclarer un salarié dans les délais requis


La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) permet d’accomplir en ligne et en une seule démarche toutes les formalités obligatoires auprès de l’Urssaf (sur Net-entreprises.fr). Les délais sont stricts : au plus tôt, dans les 8 jours qui précèdent l’embauche du salarié, soit, au plus tard, dès que la personne intègre l’entreprise, quel que soit son contrat (CDD ou CDI). Or, certaines entreprises la diffèrent au lendemain ou au surlendemain de l’arrivée du salarié. Si, ce jour-là, vous subissez un contrôle inopiné de l’Urssaf ou de la gendarmerie et qu’il est constaté qu’une personne n’est pas déclarée, il s’agit de travail dissimulé, impliquant des sanctions financières, pénales et administratives.

Ne pas déclarer un accord d’épargne salariale
 à l’inspection du travail

Intéressement, Plan d’épargne entreprise (PEE), Plan d’épargne interentreprises (PEI), participation... tous les accords d’épargne salariale doivent être déposés auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises). Faute de quoi les exonérations fiscales et sociales générées par ces contrats n’ont plus lieu d’être. En cas de contrôle de l’Urssaf, vous devrez soumettre les sommes versées au titre du régime d’épargne salariale à toutes les charges sociales, assorties des pénalités de retard.

Accorder des avantages trop importants aux salariés


L’Urssaf vérifie les remboursements de frais professionnels. Vous invitez régulièrement vos collaborateurs au restaurant ? Cela ne relève pas de frais professionnels, mais d’avantages en nature ou pécuniaires, donc soumis aux cotisations sociales. Vous risquez un redressement en cas de contrôle.

Il en va de même pour les chèques cadeaux proposés aux salariés à Noël. Attention à respecter le plafond fixé par l’Urssaf, leur valeur par salarié ne devant pas dépasser 5 % du plafond de la Sécurité sociale pour être exonérés de charges sociales (soit 166 euros en 2018).

DROIT DU TRAVAIL

Renouveler automatiquement une période d’essai


Même si la possibilité de reconduire la période d’essai est mentionnée dans l’accord de branche et le contrat de travail, vous devez recueillir l’accord exprès du salarié lors de son renouvellement. Sinon, il sera en CDI. Si vous mettez fin au contrat, pensant qu’il est encore en période d’essai, le licenciement sera reconnu sans cause réelle et sérieuse aux prud’hommes. Depuis les ordonnances Macron, les indemnités pour ce type de licenciement sont plafonnées en fonction de l’ancienneté du salarié. Dans ce cas,
 il vous en coûtera un mois de salaire brut (sans compter les frais d’avocat). Attention, prévient Déborah Attali, « les indemnités 
ne sont pas plafonnées lorsque l’employeur est également condamné pour discrimination ou harcèlement, par exemple ».

Verser les salaires en retard

Le Code du travail ne fixe pas de date de paiement du salaire, mais mentionne la périodicité, d’une fois par mois. Ne dépassez pas 30 jours entre deux versements. Vos salariés pourront supporter un décalage occasionnel, mais pas chronique. Par ailleurs, vous vous exposez à une contravention de 3e classe (450 euros par salarié).

Ne pas respecter la procédure de licenciement


Un licenciement individuel, qu’il soit économique ou personnel, s’effectue en trois étapes : lettre recommandée de convocation à l’entretien préalable, entretien préalable, lettre de licenciement. « Le non-respect des délais et des mentions obligatoires dans les lettres sont des sources d’erreur fréquentes », constate Déborah Attali. Il faut 5 jours ouvrables entre la convocation et le jour de l’entretien. Mais le décompte commence à partir de la première présentation de la lettre recommandée, pas de sa date d’envoi. Pour guider les employeurs, le décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017 propose six modèles de lettre de licenciement. Le coût d’une irrégularité de procédure s’élève à un mois de salaire maximum.

FISCALITÉ

Tarder à déclarer la TVA

La TVA doit être déclarée entre le 16 et
 le 24 du mois. Un dépassement du délai,
 et l’administration fiscale applique des majorations de retard : 10 % de la somme due plus 0,2 % par mois de retard. « Le non-respect des délais fait partie des erreurs les plus courantes. Le chef d’entreprise est tenu à des obligations très cadencées, et la TVA est un élément important de ce cadencement », note Franck Lamotte, directeur général délégué d’In Extenso national.

Oublier de payer une taxe

S’il n’existe pas de décompte officiel 
des impôts et des taxes en France, le
 chiffre avancé s’approche du millier.
 Oublier de régler une taxe n’est donc pas inenvisageable. Un exemple ? Une entreprise d’ameublement doit verser une taxe parafiscale à une organisation qui gère la profession du bois.

Confondre règles fiscales
 et règles comptables


Vous écopez d’une amende avec votre véhicule de société, vous offrez une caisse de vin à un client... ces coûts sont des charges comptables. Mais elles ne sont pas toujours déductibles du résultat imposable.

« Les règles fiscales sont différentes des règles comptables, d’où des confusions qui peuvent aboutir à des redressements. L’administration fiscale, très vigilante sur les cadeaux aux clients, accepte ceux de faible valeur (45 euros par an et par personne, sauf exception justifiée). Ce qui excède n’est pas déductible », explique Franck Lamotte.

HYGIÈNE ET SÉCURITÉ

Négliger l’équipement sécurité des salariés


Les équipements (chaussures, gants, casques, etc.) mais aussi l’environnement sécurité (signalisation, extincteur, etc.) 
ne peuvent pas être négligés car la responsabilité du chef d’entreprise en matière de santé et de sécurité est totale.
 « Il a une obligation de résultat », souligne Déborah Attali. En cas d’accident du 
travail, les sanctions sont élevées puisque 
la responsabilité pénale et civile du chef d’entreprise peut être engagée. Les peines encourues vont de 15 000 à 75 000 euros en fonction de la gravité du préjudice et jusqu’à cinq ans d’emprisonnement. En outre, le salarié peut saisir le tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS) pour faire valoir « la faute inexcusable de l’employeur ». Si celle-ci est reconnue, l’employeur devra prendre en charge la réparation intégrale des préjudices.

CONCURRENCE 
ET CONSOMMATION

Ne pas respecter les délais 
de paiement


Sauf cas particuliers dans certains secteurs, la règle impose de payer ses fournisseurs dans un délai de 60 jours à compter de la date d’émission (ou 45 jours fin de mois à titre dérogatoire). Si vous ne respectez pas ces délais, vous serez soumis à des indemnités de retard (fixées dans les conditions générales de vente) ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de 40 euros.

Le Code de commerce prévoit en outre une amende qui peut monter jusqu’à
 75 000 euros pour une personne physique, 375 000 euros pour une personne morale.

Vendre moins cher 
pour booster ses ventes


Si vous commercialisez des services
 moins cher, ce n’est pas illégal mais stratégiquement périlleux : vous vendez
 à perte et il sera difficile de relever les
 prix ultérieurement. Si vous revendez des marchandises, veillez à rester dans les
 clous de la législation sur les promotions.
 En dehors des périodes légales de soldes, 
il est possible d’organiser des opérations commerciales pour déstocker, à condition de ne pas les qualifier de soldes et de respecter la législation sur l’interdiction de la revente
 à perte. Le prix de la marchandise ne doit
 pas être inférieur au prix d’achat effectif. Le risque est une amende pouvant atteindre
 75 000 euros. Il existe quelques exceptions, notamment pour les produits saisonniers, les denrées périssables, etc.