Réussissez votre entretien d'évaluation

Réussissez votre entretien d'évaluation

Une fois par an, l'entretien d'évaluation réunit le salarié et son supérieur hiérarchique pour faire un bilan du travail de l'année. Il est important de s'y préparer, en connaissant bien les différents volets de l'appréciation.

L'entretien d'évaluation appelé aussi entretien d'appréciation du personnel est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises.

Il est notamment systématique dans toutes les entreprises qui ont obtenu les certifications de qualité Iso 9000, car le cahier des charges de ces normes l'impose.

À quoi sert-il ?

En principe, à faire progresser le salarié et l'entreprise. En faisant le bilan d'une année de travail, le salarié peut indiquer ses souhaits professionnels, demander une formation pour combler une lacune.

De son côté, l'entreprise, en mesurant les compétences de son personnel, doit pouvoir mieux les utiliser.

Un exercice obligé

Dans la pratique, il faut le reconnaître, l'entretien d'évaluation tient plutôt de l'exercice obligé sans suite vraiment concrète.

Pourtant, il est plutôt apprécié des salariés. "Il représente un élément de reconnaissance important pour le salarié, observe Sophie Jouannaud, consultante à la Cegos, un organisme de conseil en ressources humaines.

C'est un moment privilégié de dialogue avec son chef, un des rares moments dans l'année où il peut parler de son travail et faire des propositions."

Positif pour vous

Que vous l'espériez ou le redoutiez, il faut en tout cas le préparer soigneusement. Bien mené, l'entretien d'évaluation ne peut être que positif pour vous. "Il est très important de savoir comment l'on est perçu. C'est la meilleure façon de se piloter au quotidien et de progresser", estime Sophie Jouannaud.

Procurez-vous les documents concernant l'entretien

Si l'entretien est une pratique officielle dans votre entreprise, le service du personnel ou la direction des ressources humaines dispose de documents s'y rapportant : grille des activités du poste, grille des compétences ou autre information.

Les salariés ont le droit de se procurer ces documents. Ils permettent d'avoir les mêmes repères que le supérieur hiérarchique. Cela vous évitera, par exemple, de préparer votre entretien uniquement sur des critères quantitatifs (nombre de dossiers traités) alors que vous serez aussi jugé sur des critères de qualité.

Dans les petites entreprises, où l'entretien n'est pas formalisé, demandez toujours un délai de préparation à votre chef.

Demandez-lui aussi quelles sont les conséquences de l'entretien et comment sont gérées les conclusions.

Faites le bilan de votre année

Votre chef commencera en principe l'entretien en vous demandant quel bilan vous faites de votre travail. Vous aurez fait ce travail récapitulatif avant l'entretien, en vous aidant des grilles d'activités et de compétences de votre poste obtenues auprès la DRH ou du service du personnel.

Ces grilles détaillent toutes les tâches et aptitudes requises pour un profil de poste. Par exemple, chez une assistante, seront passés en revue la qualité des contacts avec l'extérieur, la qualité des documents tapés, le planning, le respect des délais, la disponibilité, la prise d'initiative, la contribution à l'activité de son patron, sa capacité de délégation (si elle encadre une ou plusieurs secrétaires), etc.

Bien entendu, votre supérieur reviendra sur chaque point en donnant son avis. Préparez-vous à vous expliquer sur une éventuelle défaillance, à rectifier ce que vous pensez être une erreur de jugement, à mettre en valeur telle réussite.

Des faits, rien que des faits

Le patron ne doit jamais rester dans le flou. En face de chaque case correspondant à une facette de la fonction, il doit indiquer des faits précis.

"En tant qu'êtres humains, nous sommes très soumis à la subjectivité, remarque Sophie Jouannaud. Là, il faut faire un effort d'objectivité. Par exemple, il faut que chacun trouve le poids réel d'un incident sur l'année. Deux ou trois retards dans une année remettent-ils en cause votre ponctualité ?"

En préparant votre bilan, essayez, vous aussi, de citer des faits à l'appui de chacune de vos activités.

Soyez participatif…

Les consultants estiment que dans un entretien d'évaluation constructif la parole est partagée à 50/50.

Vous devez avoir conscience de vos compétences et de vos besoins, savoir mettre en valeur vos réussites, admettre une erreur sans pour autant vous sentir infériorisé.

"Il faut se donner les moyens de réaliser un échange constructif entre partenaires", souligne Sophie Jouannaud.

… mais soyez prudent !

Même si l'entretien est très convivial, vous vous trouvez face à un supérieur hiérarchique, pas en face d'un copain. "L'entretien demande du contrôle de soi, on se trouve dans une situation professionnelle de pouvoir. S'il faut être prêt au dialogue, il faut aussi être tactique, ne pas dire certaines choses si on n'y a pas intérêt", avertit Sophie Jouannaud.

Notamment, évoquer des projets personnels comme désirer un autre enfant, par exemple, qui ne cadrent pas avec l'évolution de carrière. D'où l'importance de la préparation qui doit commencer, conseille-t-elle, une semaine ou dix jours au moins avant l'entretien. Les jours à éviter pour le rendez-vous : le lundi matin et le vendredi après-midi, "pour se sentir frais et sous contrôle".

Attention aussi à la durée : 1 h 30 paraît l'idéal. Au-delà, la concentration diminue et tous les dérapages deviennent possibles.

Si tout n'a pas été abordé au bout de ce temps, demandez un deuxième rendez-vous. À l'inverse, un entretien plus court sera trop superficiel.

En fin d'entretien : le plan d'actions

En fin d'entretien, en fonction du constat établi, un plan d'actions doit en principe être dégagé : quels sont les points à travailler, quelles nouvelles responsabilités seront confiées au salarié.

"Si les objectifs fixés par la hiérarchie ne sont pas toujours négociables, les moyens de les atteindre le sont peut-être", rappelle Sophie Jouannaud.

C'est le moment de demander une formation, des délais ou des étapes de mise en œuvre, d'indiquer ses souhaits de mobilité interne, etc.

Le salarié signera, ainsi que son chef, un document que celui-ci a rédigé pendant l'entretien, qui atteste son bon déroulement et les propos qui s'y sont tenus. Il sera remis au DRH, qui constitue d'ailleurs votre recours si l'entretien s'est mal passé.

Il pourra démêler ce qui ne fonctionne pas bien. Un entretien réussi doit éclairer les deux interlocuteurs sur l'année écoulée et sur l'année à venir.

L'entretien professionnel

Si vous possédez au moins deux ans d'ancienneté dans votre entreprise, vous avez droit à un entretien professionnel. Distinct de l'entretien d'évaluation, il doit permettre au salarié d'élaborer son projet professionnel grâce à la formation. Au cours de cet entretien, qui a lieu à l'initiative du salarié ou de l'employeur tous les 2 ans, les moyens d'accès à l'information sur les dispositifs relatifs à l'orientation et à la formation tout au long de la vie professionnelle peuvent être abordés. Il s'agit de permettre au salarié de s'adapter à l'évolution de son poste de travail, de renforcer sa qualification ou de développer des compétences.