Frais professionnels : ce que rembourse l’employeur

Frais professionnels : ce que rembourse l’employeur

L’employeur est tenu de rembourser au salarié les frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle. En aucun cas ces dépenses ne peuvent s’imputer sur sa rémunération.

Après accord de l’employeur, les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle correspondent à des frais professionnels que l’employeur est tenu de prendre en charge. Selon le cas, ces dépenses peuvent être remboursées soit sur justificatifs, soit sous la forme d’allocations forfaitaires.

Frais professionnels : quelles dépenses sont remboursées ?

Entrent dans la catégorie des frais professionnels principalement les frais de transport en cas de déplacement, de restauration et d’hébergement. Mais cette liste n’est pas limitée : sont également concernées toutes les autres dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de son entreprise.

Ainsi, si un comptable travaille à son domicile, ses déplacements pour se rendre, dans le cadre de son activité, au siège de l’entreprise constituent des déplacements professionnels pris en charge par l’employeur. Peu importe que son contrat de travail n’envisage que le remboursement des frais engagés pour se rendre chez des tiers, et ne prévoie pas le paiement des frais de transport entre le domicile et le siège de l’entreprise (Cour de cassation, chambre sociale, 14 septembre 2005, pourvoi n° 03-40.180).

De même, l’employeur qui réclame le port de tenues de travail (comme c’est souvent le cas dans la grande distribution) doit assumer la charge de leur entretien (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2008, pourvoi n° 06-44.044). Cette obligation s’applique que le port de la tenue soit imposé pour des raisons d’hygiène et de sécurité ou qu’il soit dicté par la stratégie commerciale.

En revanche, ne constitue pas des frais professionnels l’achat, par exemple, de vêtements ou de journaux à l’occasion d’un déplacement professionnel. Des dépenses de ce type, qui ne sont pas inhérentes à l’emploi ou la fonction du salarié, demeurent entièrement à sa charge.

Les frais de transport domicile-lieu de travail

Les salariés qui utilisent les transports en commun (SNCF, RATP, Optile…) ou un service public de location de vélos pour effectuer les trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail bénéficient obligatoirement, de la part de leur employeur, d’une prise en charge partielle du prix de leur abonnement : 50 % du prix du titre d’abonnement utilisé, sur la base des tarifs de 2e classe.

Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel peuvent également bénéficier, sous certaines conditions, d’une prise en charge totale ou partielle de leurs frais de carburant ou d’alimentation électrique. Cette prise en charge est toutefois facultative : elle ne s’impose pas à l’employeur, qui reste libre de la refuser, après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

Note de frais ou remboursement au forfait ?

Le remboursement par l’employeur des frais professionnels peut s’opérer selon deux modalités différentes. Sur justificatifs d’abord. Dans ce cas, le salarié doit établir un relevé de frais précis, accompagné de pièces justifiant de ses dépenses. Les motifs d’une invitation au restaurant ainsi que les noms des personnes invitées peuvent accompagner la note de restaurant, par exemple.

Mais certains accords collectifs, contrats de travail ou usages d’entreprise prévoient le remboursement des frais professionnels de manière forfaitaire. Le salarié conserve alors au quotidien la charge de ses dépenses professionnelles mais reçoit chaque mois, en guise de compensation, une indemnité forfaitaire dont le montant est fixé à l’avance (différents montants peuvent s’appliquer en fonction des situations et de la catégorie des frais).

Dans cette hypothèse, toutefois, la rémunération du salarié doit être distincte de l’allocation forfaitaire. À ce titre, la clause d’un contrat de travail prévoyant de rémunérer au Smic ou au minimum conventionnel un salarié, mais incluant dans ce montant l’allocation forfaitaire, n’est pas valable. En effet, cette clause reviendrait à rémunérer un salarié en dessous du Smic (ou du minimum conventionnel), ce qui est interdit.

Frais professionnels et salaire : à distinguer

De manière générale, l’employeur doit rembourser les frais réellement engagés et ne peut en aucun cas fixer le montant de la prise en charge en deçà du coût réel des dépenses. Toutefois, lorsque le remboursement est couvert par le versement d’une indemnité forfaitaire et que certains frais supplémentaires restent à la charge du salarié, celui-ci ne peut en demander le remboursement (l’allocation étant censée l’indemniser pour l’ensemble des dépenses).

Par ailleurs, le bulletin de paie doit obligatoirement faire apparaître sur des lignes distinctes le montant de la rémunération et les remboursements de frais professionnels, sauf pour les professions bénéficiant d’un abattement forfaitaire pour le paiement des cotisations sociales (VRP, journalistes…).

A noter que les sommes versées au titre du remboursement de frais professionnels n’ont pas la nature de salaire : elles ne sont pas prises en compte pour la détermination du salaire, ni même pour le calcul des indemnités quelles qu’elles soient (congés payés, licenciement, départ à la retraite, indemnités compensatrices de préavis).

Les conseils de Me Olivier Bongrand, avocat associé au cabinet OBP

Comment définissez-vous les frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur. Ils doivent être remboursés au salarié, peu importe ce que prévoit (ou non) son contrat de travail. Il s’agit généralement des frais engendrés par les déplacements. Mais ce sont aussi les frais de repas lorsque le salarié ne peut revenir chez lui ou dans l’entreprise à l’heure du déjeuner. De même, la prise en charge du transport incombe à l’employeur, dès lors qu’il s’exerce dans le cadre de l’activité professionnelle (par exemple, pour se rendre à une réunion de travail qui se tient à l’extérieur de l’entreprise).

Le salarié est-il systématiquement tenu de présenter des justificatifs à son employeur ?

Lorsque le remboursement s’effectue sur une base de frais réels, le salarié est tenu de justifier ses dépenses, preuves à l’appui. Mais d’une manière générale, pensez toujours à conserver un double de vos justificatifs, même si vous percevez une allocation forfaitaire. Votre employeur ne peut prendre en charge que les frais dont l’existence et le montant sont justifiés. C’est donc le seul moyen de vous protéger en cas de conflit.

Quels sont les recours dont dispose le salarié si l’employeur refuse de le rembourser ?

Le salarié peut solliciter devant le conseil de prud’hommes le remboursement de ses frais dans un délai de cinq ans, à moins que l’employeur ait instauré une procédure imposant la remise des justificatifs dans des délais plus courts. Ainsi, si une note de service vous oblige à déposer vos notes de frais dans le délai d’un mois et que vous ne respectiez pas ce délai, vous ne pouvez plus réclamer leur remboursement… ni à votre employeur, ni en justice !

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