Courrier, téléphone et mails persos au travail : quelles sont les règles ?

Courrier, téléphone et mails persos au travail : quelles sont les règles ?

L’employeur peut-il accéder aux mails identifiés comme «personnels» ? Peut-il fouiller le contenu de votre ordinateur professionnel ? A qui appartient le dossier "Mes documents" ? Voici tout ce qu'il faut savoir.

 

Le courrier personnel peut être consulté

Recevoir un courrier privé, postal ou électronique, sur son lieu de travail n’est pas interdit. Mais il faut savoir que l’employeur a le droit de l’ouvrir.

Guy l’a appris à ses dépens le jour où il a reçu, sans indication particulière, une revue destinée à des couples échangistes. Ouverte par le service du courrier, elle a entraîné une procédure disciplinaire à son encontre.

Cependant, la sanction a été rejetée par les juges car s’ils ont estimé « licite » l’ouverture du pli présumé professionnel, ils n’ont pas retenu un trouble objectif suffisant dans l’entreprise, ni le droit de l’employeur de se fonder sur la correspondance privée pour sanctionner le salarié (Cour de cassation, chambre mixte, 18 mai 2007, pourvoi n° 05-40.803).

La différence entre un courrier présumé « professionnel » et un courrier « privé » est précise :

  • Si l’employeur peut ouvrir un message professionnel, il ne peut accéder à un courrier indiqué comme « personnel » qu’en présence de l’intéressé ou après l’en avoir averti.
  • Si l’entreprise justifie d’un motif légitime (actes de concurrence déloyale, par exemple), elle peut aussi demander à un juge la désignation d’un huissier de justice pour ouvrir le document en présence du salarié. Le procès-verbal est ensuite recevable comme moyen de preuve (Cour de cassation, chambre sociale, 10 juin 2008, pourvoi n° 06-19.229).

« Mes documents », un dossier pas si privé

Ces règles s’appliquent aussi s’il s’agit de courriels ou de fichiers informatiques identifiés comme personnels. Toutefois, le seul code d’accès à l’ordinateur du salarié ou à un répertoire portant son prénom n’est pas suffisant pour considérer que ces documents sont personnels (Cour de cassation, chambre sociale, 8 décembre 2009, pourvoi n° 08-44.840).

De même, le dossier « Mes documents » qui accueille par défaut tous les fichiers sur un ordinateur n’est pas considéré comme « appartenant » à la personne qui utilise le poste informatique. La Cour de cassation a même précisé cette notion :

Les fichiers créés par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel, en sorte que l’employeur est en droit de les ouvrir hors la présence de l’intéressé, sauf si le salarié les identifie comme étant personnels. » (Cour de cassation, chambre sociale, 10 mai 2012, pourvoi n° 11-13.884).

Autre cas où l’employeur peut ouvrir un fichier informatique du salarié : lorsque la clé USB du salarié est connectée à son ordinateur de travail (Cour de cassation, chambre sociale, 12 février 2013, pourvoi n° 11-28.649).

Le téléphone sous contrôle

Il est certes difficile de laisser ses préoccupations personnelles à la porte de l’entreprise. Pour autant, on ne peut pas utiliser son téléphone mobile de manière excessive ; l’abus peut être sanctionné.

L’employeur peut restreindre l’utilisation des portables personnels dans le règlement intérieur ou par une note de service.

Son utilisation peut même être interdite dans certains secteurs d’activité, explique Hélène Echard, avocate associée au cabinet Astaé, notamment dans les salles de marché qui obéissent à une réglementation particulière. »

Par ailleurs, l’employeur peut effectuer un relevé des communications téléphoniques des salariés au moyen d’un autocommutateur déclaré à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

La Cour de cassation a toutefois précisé récemment que les informations collectées par autocommutateur avant toute déclaration à la Cnil constituent un moyen de preuve illicite.

Dès lors, un licenciement ne pourrait être fondé uniquement sur des preuves collectées par un tel système dans de telles conditions (Cour de cassation, chambre sociale, 8 octobre 2014, pourvoi n° 13-14.991).

L’employeur ne peut pas non plus écouter une conversation téléphonique à l’insu de son auteur, ni utiliser un dispositif de surveillance clandestin et déloyal (Cour de cassation, chambre sociale, 16 décembre 2008, pourvoi n° 07-43.993).

Mais l’usage abusif du téléphone de l’entreprise à des fins privées peut justifier un licenciement  (Cour de cassation, chambre sociale, 29 janvier 2008, pourvoi n° 06-45.279).

De l’utilité d’une charte informatique

Un employeur peut interdire aux salariés d’accéder à certains sites depuis leur poste de travail (Facebook, le portail MSN, des sites de rencontres, etc.). Il définit les règles et les limites de l’utilisation du matériel informatique dans une charte informatique pour éviter toute forme d’abus et disposer d’une base juridique en cas de litige, et notamment déterminer les conditions d’utilisation des tablettes, smartphones, etc.

S’il s’agit d’un moyen de contrôler l’activité des salariés, l’employeur a cependant l’obligation de consulter le comité d’entreprise avant sa mise en place », souligne Hélène Echard.

Bon à savoir : un employeur ne peut pas sanctionner un salarié deux fois pour la même faute. S’il prend une mesure disciplinaire à son encontre, il n’a pas le droit ensuite de le licencier pour les faits invoqués lors de cette sanction.

En revanche, la faute sanctionnée peut être retenue ultérieurement si le salarié commet d’autres faits similaires.

Trop connecté sur Internet !

Peut-on utiliser son ordinateur de bureau à des fins personnelles ? La pratique est admise, tant qu’elle n’est pas excessive.

En cas d’abus avéré, le salarié peut être licencié. C’est ce qui est arrivé à Éric qui comptabilisait, à titre privé, plus de 41 heures de connexion Internet en un mois, sur des sites sans rapport avec son activité  (Cour de cassation, chambre sociale, 18 mars 2009, pourvoi n° 07-44.247).

Tout employeur peut chercher à identifier les sites visités, même en l’absence du salarié, les connexions Internet étant présumées avoir un caractère professionnel, car effectuées pendant le temps de travail (Cour de cassation, chambre sociale, 9 février 2010, pourvoi n° 08-45.253).