Petits patrons : comment appliquer le prélèvement à la source ?

Petits patrons : comment appliquer le prélèvement à la source ?
La déclaration sociale nominative (DSN) regroupe l’ensemble des déclaration sociales faites par une entreprise. - © Kzenon

Si vous ne vous sentez pas tout à fait prêt, pas de panique ! Pour les TPE, l’Urssaf peut prendre en charge la collecte et le reversement de l’impôt à l’État. Ce que vous devez savoir sur les modalités du nouveau prélèvement.

Tous les revenus que je verse 
à mes salariés sont-ils soumis au prélèvement à la source ?

Non, la retenue à la source ne s’applique qu’aux éléments de rémunération qui sont imposables : salaire proprement dit, primes de toute nature (ancienneté, fin de CDD, etc.), participation et intéressement lorsque les salariés demandent leur versement immédiat, avantages en nature, indemnités de maladie versées pendant les 2 premiers mois d’un arrêt de travail si vous maintenez le salaire de vos employés et percevez les indemnités 
de la Sécurité sociale à leur place.
 En revanche, si vous versez à vos salariés des indemnités ou des remboursements de frais, des primes de transport pour couvrir leurs trajets domicile-travail, ces sommes ne sont pas soumises à la retenue à la source.

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Pour les apprentis et les stagiaires, les sommes que vous leur versez ne sont pas soumises au prélèvement à la source tant que leur montant cumulé n’a pas atteint la limite annuelle à hauteur de laquelle elles sont exonérées (17 982 euros en 2018, et légèrement plus en 2019). Dès le mois où le montant cumulé des indemnités et des salaires versés dépasse ce seuil, ces sommes sont soumises au prélèvement à la source.

Pour les contrats courts, lorsque vous embauchez des salariés à la semaine ou au mois, l’administration fiscale n’a matériellement pas le temps de vous transmettre leur taux personnalisé. Vous devez alors leur appliquer le taux non personnalisé 
de la grille de taux par défaut 
correspondant à leur niveau 
de salaire. Si leur contrat ne 
dépasse pas 2 mois 
de date à date, un abattement correspondant à un demi-smic net imposable (soit
 615 euros) est appliqué au 
montant du salaire net 
imposable. Toutes ces opérations sont automatiquement effectuées par les logiciels de paie actualisés que vous ou votre comptable utilisez.

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Pour les entreprises qui gèrent la paie de leurs salariés ou qui la sous-traitent à un expert-comptable, la mise en œuvre du prélèvement à la source passe par la déclaration sociale nominative (DSN) dont l’utilisation est obligatoire depuis le 1er janvier 2017.

Lorsque vous avez rempli la DSN en septembre dernier pour la paie du mois d’août, 
la direction générale des finances publiques (DGFiP) vous a adressé en retour, dans la deuxième quinzaine de septembre, un compte rendu métier (CRM) nominatif pour chaque salarié. Ces CRM indiquent si des erreurs d’identification ont été détectées, afin de vous permettre de les corriger avant le mois de janvier. Dans le cas contraire, ils comportaient le taux à appliquer à chaque salarié pour vous permettre de le mentionner – à titre d’information – sur les feuilles de paie de la fin de l’année 2018. 
La DGFiP répétera cette opération tous les mois. Les taux transmis sont valables et utilisables jusqu’à la fin du deuxième mois qui suit leur transmission. Pour le prélèvement à la source à mettre en place en janvier 2019, vous devrez donc utiliser les taux transmis en décembre ou en novembre.

« Ces taux sont intégrés automatiquement dans les logiciels de paie commercialisés sur le marché. Il n’est pas nécessaire d’aller récupérer les fichiers. La transmission se fait de manière automatique
 et dématérialisée », explique Charles-Émeric Le Roy, directeur de la ligne de services Social et RH au sein du cabinet GMBA.


Si vous employez moins de 11 salariés et avez opté pour un paiement trimestriel de vos cotisations sociales, cette option implique automatiquement un reversement trimestriel du prélèvement à la source à l’administration fiscale.

« Les petites entreprises doivent 
être attentives à la gestion de leur trésorerie, les montants à reverser pouvant être importants en fin de trimestre », ajoute l’expert. À défaut d’option pour un versement trimestriel, le prélèvement doit être reversé le 18 de chaque mois pour les entreprises de moins de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 15. La seule chose que vous avez à faire est de vous assurer que vous avez bien indiqué, dans votre espace professionnel sur Impots.gouv.fr, les coordonnées bancaires (BIC et IBAN) du compte bancaire à utiliser pour le reversement du prélèvement à la source à la DGFiP. Et ne pas oublier d’adresser à votre banque le mandat SEPA correspondant, rempli et signé avant le premier prélèvement qui interviendra en février 2019 pour la paie de janvier.

Comment faire si aucun taux n’est transmis ?


Si vous ne disposez pas d’un taux personnalisé – soit parce que le fisc ne vous l’a pas transmis, soit parce qu’il s’agit d’un salarié nouvellement embauché –, vous devez néanmoins appliquer un prélèvement à la source sur le salaire versé en utilisant les taux par défaut issus d’une grille de taux actualisés chaque année. Ces grilles 
de taux ont été intégrées aux logiciels de paie, et le taux non personnalisé correspondant 
au salaire versé s’applique automatiquement. En cas de nouvelle embauche d’un salarié 
qui a déjà un taux personnalisé, il sera possible de récupérer son taux grâce au service 
Topaze développé par Net-Entreprises pour l’appliquer dès le premier salaire versé. « Ce service sera mis en ligne en décembre », précise Charles-Émeric Le Roy.

Est-il possible de déléguer la mise en œuvre du prélèvement à la source ?


Si vous utilisez le titre emploi service entreprise (TESE) ou le chèque emploi associatif (CEA) mis en place par l’Urssaf pour les PME et associations de moins de 20 salariés pour calculer les salaires de vos employés et éditer leurs feuilles de paie, ces services vont prendre en charge, dès janvier prochain, le prélèvement de l’impôt à la source à votre place. L’administration fiscale transmet directement au centre TESE ou CEA dont vous dépendez le taux à appliquer au revenu de chaque collaborateur, fixé à la suite de leur dernière déclaration d’impôt. À partir de ces éléments, le centre calcule le montant du prélèvement pour chacun de vos salariés et vous communique ensuite le montant du salaire net à leur verser. Pour les salariés imposables, le montant de la retenue à la source est prélevé par l’Urssaf en même temps que vos cotisations sociales sur le compte bancaire de votre entreprise. Vous n’avez pas à vous en occuper.

Comment modifier les bulletins de paie ?


Les bulletins de paie sont automatiquement générés par les centres TESE ou CEA, si vous utilisez ces services, ou par les logiciels de paie. Les fiches de paie doivent comporter le revenu net de cotisations sociales avant prélèvement, le taux et la nature du taux du prélèvement à la source (personnalisé ou non personnalisé), le montant du prélèvement effectué, ainsi que le montant du revenu net à verser après déduction du prélèvement.

Comment informer mes salariés ?

Vous n’avez aucune obligation d’information vis-à-vis de vos salariés. Au minimum, vous avez intérêt à les informer du prélèvement supplémentaire qui va être effectué sur leur paie à partir de janvier. Vous pouvez utiliser pour cela les kits proposés par l’administration fiscale sur Prelevementalasource.gouv.fr.

« La diffusion d’une information complète et aisément compréhensible qui réponde aux nombreuses interrogations des salariés est le meilleur moyen de limiter la perte de temps consacré à répondre ou tenter de répondre à leurs questions », recommande Béatrice Hingand, directeur de rédaction aux Éditions Francis Lefebvre.

Dois-je déposer une déclaration pour les mois où je ne verse pas de salaires ?

Les règles ne changent pas. La DSN est mensuelle et obligatoire. Si vous n’avez aucun salarié pendant certains mois de l’année, vous devez déposer une « DSN néante ». Cela permet d’éviter les relances inutiles des organismes de protection sociale et du fisc. Par contre, lorsque le contrat de travail d’un salarié est temporairement suspendu, par exemple en cas de congé sabbatique, et dans la mesure où une fiche de paie est générée pour ce salarié, il faut l’indiquer dans la DSN « normale » avec ses données de rémunération, même nulles.

Quel taux appliquer aux personnes que j’embaucherai en 2019 ?

Pour les 2 premières paies, tant que vous n’aurez pas récupéré le taux des salariés que vous venez d’embaucher à partir du retour de la DSN, le prélèvement est effectué sur la base d’un taux non personnalisé, issu de la grille de taux neutre. Le logiciel de paie applique automatiquement le taux qui correspond au niveau de salaire versé. Ce taux est définitif. Vous n’avez pas de calcul rétroactif à effectuer lorsque le taux personnalisé vous sera transmis.

Attention : même si votre nouvelle recrue connaît son taux personnalisé et vous fournit ses anciennes feuilles de paie, vous ne pouvez pas l’appliquer. Seule possibilité, récupérer
 son taux personnalisé en interrogeant Topaze, sans attendre le retour de la DSN.

Devrai-je rembourser un salarié qui aura signalé un changement de situation au fisc et dont le taux met du temps à s’ajuster ?

Non, vous n’avez pas à rembourser le salarié. En revanche, si vous avez appliqué un taux plus élevé que celui transmis par le fisc ou si le prélèvement a été appliqué sur des sommes non imposables, vous pouvez régulariser la situation à partir de la DSN du mois suivant et lui rembourser le trop-perçu en l’imputant sur le prélèvement à verser au cours du ou des mois suivants. Mais 
vous ne pouvez rectifier les erreurs que vous avez commises au cours d’une année que jusqu’en janvier de l’année suivante. Si vous vous apercevez de votre erreur trop tard, le salarié devra corriger lui-même les montants prélevés à tort sur sa déclaration de revenus.

Si un salarié me demande 
de changer de taux, que faire ?

Le réorienter vers l’administration fiscale et son compte personnel sur Impots.gouv.fr. Une fois sa demande prise en compte, l’administration fiscale calculera son nouveau taux personnalisé et vous le communiquera par le biais de la DSN. Ce nouveau taux s’appliquera, au plus tard, le troisième mois suivant la demande de changement.

Des tests tous azimuts

Des tests ont été mis en œuvre au premier semestre 2018 pour s’assurer que les échanges entre l’administration et les collecteurs, grâce aux logiciels de paie et la DSN, fonctionnaient correctement. Ils ont été effectués sur la base de taux fictifs. Ce sont les éditeurs de logiciels qui ont participé à ces phases de test. Depuis septembre 2018, une phase de préfiguration a succédé à ces phases de test. Elle est effectuée sur la base des taux réels.

Les risques en cas d’erreur ou d’omission

En l’absence de dépôt d’une déclaration sociale nominative ou de dépôt tardif, une amende de 10 % est appliquée sur les sommes non déclarées ou déclarées hors délai, avec un minimum de 250 euros par déclaration manquante. En cas d’erreur, d’omission ou d’utilisation d’un taux erroné, vous vous exposez à une amende de 5 %, avec un minimum de 250 euros.

Trouver de l’aide

  • Télécharger sur Prelevementalasource.gouv.fr le kit à destination des collecteurs.
  • Pour des questions plus techniques, consulter la base de connaissances du site DSN-info.fr alimentée par des questions-réponses rédigées par l’administration fiscale.
  • Appeler le 0811 368 368 (coût de l’appel + 0,06 €/min, gratuit à partir du 1er janvier).

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