Entreprises : comment conserver les factures sous format numérique ?

L’administration fiscale précise, dans un document récent, les modalités d’utilisation de la possibilité ouverte aux professionnels.

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L’administration fiscale précise les modalités de conservation des factures sous format numérique, dans une publication récente.
L’administration fiscale précise les modalités de conservation des factures sous format numérique, dans une publication récente.

Depuis mars 2017, les entreprises ont le droit de conserver sous format numérique les factures papier qu’elles reçoivent ou établissent. Le stockage de ces documents doit durer pendant au moins six ans.

L’administration fiscale précise les modalités de conservation des factures sous format numérique, dans une publication récente (Bulletin officiel des finances publiques, 7 février).

La numérisation, par l’entreprise ou par un tiers, doit être menée « dans des conditions garantissant […] la copie conforme » des documents.

En principe, « les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur ». Mais « par mesure de tolérance », si elles n’ont aucune signification, « une numérisation ne respectant pas le code couleur est acceptée ».

Vous ne pouvez pas utiliser un « dispositif de traitement sur l’image ».

Une éventuelle « compression de fichier » ne doit pas aboutir à une « perte ».

Un accès facilité aux agents du fisc

Les professionnels numérisant leurs factures sont tenus de se livrer à « des contrôles » réguliers, pour s’assurer « de la fiabilité » des documents ainsi dématérialisés.

Si des agents du fisc procèdent à un contrôle, vous vérifiez qu’ils disposent d’« un accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées, quels que soient » :

  • le lieu de stockage en France ou en dehors ;
  • la personne, par exemple un expert-comptable, chargée de stocker les factures au nom et pour le compte de l’entreprise.

Vous devez « faciliter l’accès aux factures ». Vous pouvez « par exemple mettre à disposition des agents de l’administration » :

  • une personne pour les aider à consulter les pièces ;
  • un ordinateur ;
  • une copie papier des factures transmises par voie électronique.
df
Timour Aggiouri
Publié le

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