Pour mettre en place un syndic bénévole, il faut que les copropriétaires aient envie d'assumer ces responsabilités et qu'ils en aient les capacités. Il est également recommandé de s'appuyer sur une structure telle que l'Association des responsables de copropriété (ARC), pour recevoir de l'aide en cas de besoin.

Gérer le quotidien

L'une des missions du syndic consiste à résoudre tous les problèmes de la vie quotidienne. Et les éventuels recrutements ou licenciements du personnel pour le nettoyage, qui font choisir à certains - même si le coût est plus élevé - un prestataire de services.

C'est en effet l'une des responsabilités du syndic bénévole : il doit payer les différents fournisseurs et tenir la comptabilité, une charge qui demande environ une demi-journée par semaine mais qu'il faut accomplir régulièrement. D'autant plus que la législation impose aux copropriétés de nouvelles règles comptables (décret du 14 mars 2005) applicables depuis le 1er janvier 2007 : une comptabilité en partie double - avec cependant une dérogation pour les copropriétés de moins de dix lots avec moins de 15 000 € de budget.

Préparer l'assemblée générale

Le travail le plus important se situe en fin de mandat, lorsqu'il faut préparer les documents pour l'assemblée générale. Temps fort de l'année, celle-ci s'inscrit dans un formalisme strict. Une fois que les copropriétaires se sont accordés sur une date, la convocation doit être remise contre émargement ou envoyée par lettre recommandée avec avis de réception dans les délais (vingt et un jours avant au minimum).

La convocation doit être accompagnée des documents requis : situation financière et trésorerie en fin d'exercice, état des dettes et créances, détail des charges et produits pour opérations courantes (sur budget), par poste (électricité, eau…) et par nature de charges (générales, bâtiment, escalier…) ainsi que des charges et produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles (hors budget), état d'avancement des travaux (votés, appelés, réglés, soldes), propositions de résolution et budget prévisionnel.

Equilibrer recettes et dépenses

Dans le courant de l'année, la liste des tâches est rythmée par les appels trimestriels de charges. Côté recettes, il doit faire parvenir aux copropriétaires les appels trimestriels de charges et s'assurer de leur règlement.

Côté dépenses, il doit payer les factures : contrats d'entretien (chauffage collectif, électricité, eau, ascenseur, extincteurs, désinsectisation, porte automatique de parking, etc.), assurances, factures pour le ménage, la sortie des conteneurs à ordures, etc. Il doit faire intervenir les entreprises, et suivre les travaux votés lors de l'AG.

En cas de vente

Réunir les documents demandés par le notaire en cas de vente d'un lot est l'une des tâches importantes demandées au syndic bénévole. Ce sont les diagnostics concernant les parties communes (plomb, amiante), les états financiers (du vendeur par rapport au syndicat et du syndicat par rapport au vendeur) et une copie du carnet d'entretien de l'immeuble.

La nouvelle législation (septembre 2004) prévoit que seules les charges appelées, dites exigibles (et non plus toutes les charges votées à l'AG précédente), sont dues par le copropriétaire vendeur, ce qui a bien simplifié les choses.

Les clés de la réussite

Quatre facteurs facilitent la réussite de la gestion par un non-professionnel d'une copropriété :

un faible nombre de lots ; une bonne entente entre les différents copropriétaires, qui peut déboucher sur une fonction de syndic tournante ; l'adhésion quasi obligatoire à une association de copropriétaires (assistance juridique, comptable, gestion du personnel, technique, achat produits…) ; une majorité de copropriétaires occupants.

Qui contacter ?

Association des responsables de copropriété

29 rue Joseph-Python, 75020 Paris
Tél. : 01 40 30 12 82
Site Internet : www.unarc.asso.fr