Légalisation de documents : quelles formalités ?

Les objectifs poursuivis pour la légalisation d'un document

"La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l’authenticité de la signature, la qualité du signataire de l’acte et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu", peut-on lire sur un des documents officiels consacrés à cette question.

Elle donne lieu à l’apposition d’un cachet sur le document, qui constate que "le présent acte public a été établi dans les formes prévues par la loi française".

Deux cas peuvent se présenter, selon Me Alice Meier-Bourdeau, notaire à Paris. Il peut s’agir de certifier que la personne qui a établi le document était bien habilitée à le faire et que ce  document a bien été émis par l’autorité compétente.

Exemple : un extrait d’état civil établi en Chine par un notaire. La légalisation est destinée à établir qu’il a bien valeur de preuve d’état civil et que l’on procède ainsi dans ce pays.

L’organisme qui certifie s’engage donc sur la validité du document. Dans l’autre cas, ce n’est pas le contenu qui est certifié mais la qualité de la personne qui l’a établi : c’est la certification d’une signature. Le document que l’on vous présente a bien été signé par la personne dont le paraphe apparaît.

Exemple : un extrait de casier judiciaire ne peut être demandé que par la personne concernée. La certification de la demande prouve que c’est bien celui qui a signé le document qui est le demandeur.

Deux façons de procéder pour la légalisation d'un document

Les documents soumis à la légalisation peuvent être :

- les actes publics, notamment les actes d’état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs ;

- les actes sous seing privé, notamment attestations sur l’honneur, reconnaissances de dette, contrats, factures, lettres de recommandation,

certificats d’hébergement.

Lorsqu’il s’agit d’un acte public, la légalisation est attestée par un sceau. Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l’officier public ou de ­l’administration dont ils ­émanent et la ­signature manuscrite de ­l’autorité ­administrative qui les a établis, suivie de ses nom et qualité. Les actes sous seing privé ne sont certifiés qu’en présence du signataire.

Exceptions : les certifications d’actes sous seing privé à caractère commercial ou industriel peuvent être faites à la chambre de commerce et d’industrie (CCI) ; celles d’actes médicaux, au conseil national de l’ordre des médecins, à Paris.