Frais professionnels : ce que rembourse l’employeur

Après accord de l’employeur, les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle correspondent à des frais professionnels que l’employeur est tenu de prendre en charge. Selon le cas, ces dépenses peuvent être remboursées soit sur justificatifs, soit sous la forme d’allocations forfaitaires.

Frais professionnels : quelles dépenses sont remboursées ?

Entrent dans la catégorie des frais professionnels principalement les frais de transport en cas de déplacement, de restauration et d’hébergement. Mais cette liste n’est pas limitée : sont également concernées toutes les autres dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de son entreprise.

Ainsi, si un comptable travaille à son domicile, ses déplacements pour se rendre, dans le cadre de son activité, au siège de l’entreprise constituent des déplacements professionnels pris en charge par l’employeur. Peu importe que son contrat de travail n’envisage que le remboursement des frais engagés pour se rendre chez des tiers, et ne prévoie pas le paiement des frais de transport entre le domicile et le siège de l’entreprise (Cour de cassation, chambre sociale, 14 septembre 2005, pourvoi n° 03-40.180).

De même, l’employeur qui réclame le port de tenues de travail (comme c’est souvent le cas dans la grande distribution) doit assumer la charge de leur entretien (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2008, pourvoi n° 06-44.044). Cette obligation s’applique que le port de la tenue soit imposé pour des raisons d’hygiène et de sécurité ou qu’il soit dicté par la stratégie commerciale.

En revanche, ne constitue pas des frais professionnels l’achat, par exemple, de vêtements ou de journaux à l’occasion d’un déplacement professionnel. Des dépenses de ce type, qui ne sont pas inhérentes à l’emploi ou la fonction du salarié, demeurent entièrement à sa charge.

Les frais de transport domicile-lieu de travail

Les salariés qui utilisent les transports en commun (SNCF, RATP, Optile…) ou un service public de location de vélos pour effectuer les trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail bénéficient obligatoirement, de la part de leur employeur, d’une prise en charge partielle du prix de leur abonnement : 50 % du prix du titre d’abonnement utilisé, sur la base des tarifs de 2e classe.

Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel peuvent également bénéficier, sous certaines conditions, d’une prise en charge totale ou partielle de leurs frais de carburant ou d’alimentation électrique. Cette prise en charge est toutefois facultative : elle ne s’impose pas à l’employeur, qui reste libre de la refuser, après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.