Congés payés : quand les poser ?

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Chaque salarié a droit à des congés payés, sans être cependant libre de les prendre quand il le souhaite. Il peut proposer des dates mais c’est l’employeur qui décide.

Tout salarié, quels que soient son emploi, sa catégorie ou sa qualification, la nature de sa rémunération et son horaire de travail, a droit à des congés payés dès lors qu’il a travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent à un minimum de dix jours de travail effectif (Loi n° 2008-789 du 20 août 2008, J.O. du 21), certaines absences comme le congé maternité étant assimilées à du travail effectif.

Chaque mois de travail lui ouvre droit à deux jours et demi ouvrables - une semaine comptant six jours ouvrables, du lundi au samedi - de repos. Il bénéficie donc de trente jours ouvrables de congés payés (soit cinq semaines) pour toute année complète effectuée pendant la période de référence (période s’étalant généralement entre le 1er juin et le 31 mai de l’année suivante).

L'employeur décisionnaire

Peut-il pour autant les prendre quand il veut ? Pas exactement. La loi, d’abord, limite ses possibilités. Son employeur, ensuite, peut refuser, à certaines conditions toutefois, les dates qu’il propose.

Une répartition imposée pour partie

Quelle que soit la période de prise de congé fixée dans l’entreprise (souvent du 1er mai au 30 avril), le salarié doit pouvoir prendre ses congés d’été (d’une durée de quatre semaines, soit vingt-quatre jours, maximum) entre le 1er mai et le 31 octobre. Sauf dérogation, son employeur ne peut lui imposer d’autres dates.

Dans cet intervalle, l’intéressé reste libre de poser son quota de jours en une seule fois ou de manière morcelée.

S’il préfère échelonner ses congés, obligation lui est tout de même faite de s’absenter en continu au moins douze jours ouvrables (deux semaines d’affilée) entre le 1er mai et le 31 octobre.

Le report des jours excédentaires

À cette occasion, l’employeur peut lui proposer de reporter les jours excédentaires de ses congés d’été qu’il n’a pas posés.

Si le salarié accepte, ce fractionnement, dès lors qu’il se fait en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, ouvre droit à des jours de vacances supplémentaires. Soit un jour de plus pour trois à cinq jours de congé "hors saison", deux au-delà de six jours.

Quelle que soit la solution retenue, la cinquième semaine de congés payés doit nécessairement être séparée des quatre autres, sauf accord de l’employeur (ou si le salarié justifie de contraintes géographiques particulières, par exemple parce qu’il est étranger et désire retourner dans son pays d’origine pour ses vacances).

L'absence ne doit pas nuire à l'entreprise

Une demande de congé qui répond aux critères légaux doit, en principe, être acceptée… à une condition : que l’absence du salarié ne perturbe pas le fonctionnement de l’entreprise. Dans ce contexte, il appartient à l’employeur de fixer, après avis des représentants du personnel, l’ordre des départs en vacances.

Pour ce faire, la loi lui impose de prendre en considération la situation familiale des salariés, leur ancienneté et, le cas échéant, leur activité chez d’autres employeurs. Il dispose donc d’une grande latitude pour se décider.

Ainsi, même parent d’un enfant scolarisé, l’employé ne saurait exiger de partir systématiquement pendant les périodes scolaires. Seuls les époux et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité (Pacs) travaillant dans la même entreprise peuvent imposer à leur employeur la prise de leurs congés en simultané.

L'autorisation de l'employeur nécessaire

Le salarié dont les dates de congé n’ont pas été validées et qui ne parvient pas à se mettre d’accord avec son employeur peut saisir le conseil de prud’hommes (procédure en référé) afin qu’un juge tranche le litige.

En aucun cas il n’a intérêt à partir en vacances sans l’autorisation préalable de son employeur. En agissant de la sorte, il commet une faute, éventuellement grave, justifiant son licenciement.

Une fois fixée, la date des congés s’impose. Sauf circonstances exceptionnelles, elle ne peut être modifiée ni par l’employeur ni par le salarié dans le mois qui la précède .

La notion de "circonstances exceptionnelles" n’est pas définie par la loi. En cas de litige, c’est aux tribunaux qu’il appartiendra d’apprécier l’existence ou non de telles circonstances.

La loi et l’usage

Un salarié peut invoquer l’usage pour obtenir les dates de congé qui lui conviennent. L’usage suppose néanmoins une pratique habituelle, constante sur plusieurs années. L’employeur conserve toujours la possibilité de remettre en cause un usage, mais encore faut-il qu’il respecte un délai suffisant pour que les salariés soient informés de ce changement.

En matière de congés payés, dans certaines entreprises, l’usage peut consister à laisser les salariés s’arranger entre eux pour prendre leurs vacances. Dans la mesure où la bonne marche de l’entreprise est assurée, l’employeur ne peut pas brutalement imposer des dates de congé sans avoir prévenu qu’il modifiait les règles.

De même, s’il est toléré depuis de nombreuses années qu’un salarié prenne son reliquat de congés au coup par coup, en prévenant la veille, l’employeur ne peut pas du jour au lendemain l’informer qu’il doit prendre tous ses congés payés restants en une seule fois.