Frais réels : faut-il les déduire ?

Faut-il passer aux frais réels ?
Quel que soit le mode de transport, vous pouvez tenir compte des dépenses réelles. - © Anna Bryukhanova.

Si vous effectuez de longs trajets pour vous rendre sur votre lieu de travail ou si vous avez de lourds frais professionnels, cette solution peut être rentable. Faites le calcul pour être certain d’y gagner.

Pour tenir compte des frais que vous supportez pour votre activité salariée, l’administration applique d’office une déduction de 10 % sur votre salaire imposable. Mais vous êtes libre d’y renoncer pour déduire vos frais réels (uniquement ceux effectivement payés en 2015). Cette option se fait dans la déclaration de revenus, à laquelle il faut joindre un état détaillé des frais que vous souhaitez déduire. À défaut, il est possible d’opter a posteriori, sous forme de réclamation adressée au service des impôts dans les délais légaux.

QUELS SONT LES FRAIS DÉDUCTIBLES ?

Le barème kilométrique pour les trajets domicile-travail

Quel que soit le mode de transport (en commun, moto, voiture, etc.), vous pouvez tenir compte des dépenses réelles (entretien et dépréciation du véhicule dans l’année, assurance, stationnement, essence, etc.). Mais il est plus simple d’utiliser le barème kilométrique de l’administration fiscale, en multipliant le nombre de kilomètres parcourus chaque jour par le nombre de jours travaillés. Comme il ne comprend pas les intérêts du crédit souscrit pour acheter la voiture, les frais de péage et les dépenses de stationnement (garage, parking), rajoutez-les, pour leur montant réel justifié. Pas question, en revanche, de déduire les contraventions.

À savoir. Si le trajet domicile-travail dépasse 40 km, vous ne pouvez déduire que les 40 premiers kilomètres, sauf si vous avez une bonne raison d’habiter si loin : votre conjoint travaille près de votre domicile, vous devez assister un proche installé à proximité, etc. L’administration tolère que, pendant trois années, vous déduisiez plus de 40 km si vous avez été licencié et avez retrouvé un emploi éloigné (ces trois années permettent de s’assurer de la stabilité du nouveau poste et du nouveau logement). Indiquez alors le motif dans votre déclaration. De même, la déduction est limitée à un seul aller-retour quotidien, sauf contraintes particulières, comme un problème de santé, l’impossibilité de se restaurer à proximité du travail, etc.

Barème des frais kilométriques 2017 pour les automobiles
Puissance administrative Jusqu’à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
 3 CV et moins d* × 0,410 (d × 0,245) + 824 d × 0,286
 4 CV d × 0,493 (d × 0,277) + 1 082 d × 0,332
 5 CV d × 0,543 (d × 0,305) + 1 188 d × 0,364
 6 CV d × 0,568 (d × 0,320) + 1 244 d × 0,382
 7 CV et plus d × 0,595 (d × 0,337) + 1 288 d × 0,401
 *d = distance.

Exemple : si vous avez parcouru 5 000 km en 2015 pour des raisons professionnelles avec une voiture de 6 CV, vous pouvez déduire des frais kilométriques d’un montant de 2 840 € (5 000 × 0,568).

Barème des frais kilométriques 2017 pour vélomoteurs et cyclomoteurs (cylindrée < à 50 cm3)
 De 0 à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Plus de 5 000 km
 d × 0,269 (d × 0,063) + 412 d × 0,146
Barème des frais kilométriques 2017 pour les motos (cylindrée > à 50 cm3)
Puissance administrative De 0 à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Plus de 6 000 km
 1 à 2 CV d × 0,338 (d × 0,084) + 760 d × 0,211
 3 à 5 CV d × 0,400 (d × 0,070) + 989 d × 0,235
 Plus de 5 CV d × 0,518 (d × 0,067) + 1 351 d × 0,292

Les frais de repas

Vous pouvez déduire ceux pris sur le lieu de travail s’ils dépassent le coût moyen d’un repas à domicile (4,70 € pour 2016). Si vous avez accès à un restaurant d’entreprise, vous déduisez donc la différence entre 4,70 € et le prix payé à la cantine (même si vous déjeunez ailleurs). Si vous n’avez pas de cantine (ou que vos horaires vous empêchent de l’utiliser), vous déduisez la différence entre le prix de vos repas (sur justificatifs) et 4,70 €. Si vous bénéficiez de titres-restaurants, prenez en compte le montant la participation financière de l’employeur. Si elle est de 5 €, par exemple, vous déduirez la différence entre le prix de vos repas et 9,70 € (4,70 € + 5 €).

Les frais de double résidence

Vous pouvez les déduire si vous et votre famille vivez dans des villes différentes, et à condition que cette situation soit justifiée et constitue une contrainte inhérente à l’emploi (comme le travail de votre conjoint qui impliquerait que vous ayez des domiciles séparés).

Les frais de vêtements, de formation, de déménagement

Pour les vêtements, la déduction (achat et entretien) n’est possible que pour des uniformes ou des tenues vestimentaires spécifiques à un métier. Si vous avez dû déménager pour trouver un nouvel emploi, vos frais de déménagement sont également déductibles. Même principe pour un salarié muté dans l’intérêt du service ou par avancement. Les dépenses de formation sont également déductibles, aussi bien pour les salariés en activité que pour les demandeurs d’emploi inscrits en vue d’une amélioration de leur situation professionnelle ou de la recherche d’un poste.

Les frais de locaux

Vous avez installé votre bureau chez vous ? Vous avez le droit de déduire une partie des dépenses que vous engagez pour votre logement : électricité, chauffage, impôts locaux, assurance, charges de copropriété, travaux d’amélioration ou d’entretien, éventuellement loyer ou remboursement des intérêts d’emprunt, etc. Le pourcentage de ces dépenses à retenir correspond à la surface occupée par votre activité professionnelle par rapport à la surface totale du bien. En pratique, il est admis que la partie d’un logement affectée à l’exercice d’une profession est égale à une pièce si l’appartement ou la maison en compte plus d’une, et la moitié au maximum de la surface, s’il s’agit d’un studio.

Les frais de matériel

Ce sont les achats de papier, les frais d’imprimante, les frais postaux, etc. S’il est justifié que vous utilisiez à titre professionnel le matériel informatique que vous avez acheté personnellement et que vous n’avez pas la possibilité de vous servir de celui de votre employeur, vous pouvez tenir compte de sa dépréciation, mais uniquement à concurrence de son utilisation professionnelle, et en l’amortissant sur trois ans. En revanche, pour les logiciels, la déduction du prix d’acquisition est autorisée intégralement l’année où vous les payez, en totalité s’ils sont exclusivement professionnels, et à concurrence de l’utilisation professionnelle si vous vous en servez également à titre personnel.

À savoir. Si votre employeur vous verse une indemnité pour couvrir forfaitairement des dépenses professionnelles, cette dernière devient imposable si vous optez pour les frais réels : il faut l’ajouter à votre salaire.

Les justificatifs à conserver

Même si vous n’avez pas à tenir une véritable comptabilité de vos frais, vous devez être en mesure de justifier toutes les dépenses. Gardez donc toutes les factures, quittances, etc. Il faut, par exemple, que vous puissiez prouver que vous vous rendez chaque jour à votre travail en voiture (une attestation de l’employeur suffit). Conservez ces preuves trois ans au moins, afin de répondre aux demandes de l’administration. Concernant les péages de votre trajet quotidien, gardez un justificatif en début d’année et un autre en fin d’année, pour montrer que le prix n’a pas varié. Idem pour le stationnement près du bureau. Si vous vendez votre voiture, conservez une copie de la carte grise, afin de justifier de la puissance fiscale du véhicule.

À quoi sappliquent les frais réels ?

Vous êtes libre chaque année d’opter ou non pour les frais réels (même si vous aviez choisi cette solution l’année passée, vous n’êtes pas obligé de continuer cette année). En outre, c’est un choix individuel : chaque membre du foyer fiscal a la possibilité de choisir le mode de déduction le plus avantageux pour lui (un des époux a en effet le droit de préférer la déduction de 10 % même si son conjoint a choisi les frais réels. En revanche, pour chaque salarié, cette option doit se faire sur l’ensemble des revenus. Si vous exercez une double activité (par exemple, vous percevez un salaire et des droits d’auteur par ailleurs), vous n’avez pas le droit d’appliquer les frais réels à l’une et la déduction de 10 % à l’autre. Vous devez appliquer le même principe si vous avez reçu à la fois des salaires et des allocations chômage.

Cas pratique. Françoise perçoit un salaire mensuel net imposable de 3 500 €. Elle a changé de travail courant 2015 et a déménagé, début 2016, pour se rapprocher de son nouveau lieu professionnel, où elle se rend à pied. Elle est chef dans un restaurant. Avec un salaire annuel imposable de 42 000 €, la déduction forfaitaire de 10 % s’élève à 4 200 €. Mais, même en cumulant ses frais de déménagement (2 500 €) et ses frais d’habillement pour la cuisine (1 000 €), la déduction des frais réels se limiterait dans son cas à 35 000 €. Elle n’a aucun avantage à choisir cette solution.

À savoir. Lorsque le montant des frais réels déductibles dépasse la rémunération brute, le déficit correspondant peut être imputé sur le revenu global.

« Les frais réels sont intéressants pour les foyers aux revenus modestes »

Patricia Jolicard, avocate associée au sein du département Droit fiscal de Fidal

« Pour savoir si vous avez intérêt à opter pour les frais réels, faites un rapide calcul de ce que vous pourriez déduire si vous choisissiez cette solution (pour vous seul, car le calcul se fait individuellement, et non pour le foyer fiscal). Si les dépenses déductibles représentent plus de 10 % de vos revenus, il est en effet préférable de renoncer au forfait de 10 % pour déduire les frais réels. Le plus souvent, c’est le cas pour des personnes à revenus modestes qui travaillent loin de chez elles et qui supportent de lourds frais de déplacement en voiture (comme des frais de péage élevés). Plus rarement, cette solution intéresse des contribuables à hauts revenus, dont les frais professionnels excèdent le plafond de la déduction (12 183 € en 2016). Parfois aussi, le choix des frais réels ne s’impose que pour une année particulière, celle au cours de laquelle on a déménagé pour trouver un nouvel emploi ou financé une formation professionnelle, déductible. Avant d’opter pour les frais réels, il faut être certain d’avoir à y gagner, car cela implique de conserver des justificatifs (l’administration peut vous demander de justifier du kilométrage de votre voiture, et elle contrôle plus attentivement les déclarations de ce type). »